Organizacija prireditev je tudi družbena odgovornost
- 08.10.2015
Zaradi socialnih omrežij, enostavnega pretoka informacij in zavedanja o pozitivnih učinkih rekreacije ter zdravega načina življenja, je zadnja leta organiziranih več javnih rekreativnih športnih prireditev kot kadar koli prej.
Vendar pa je prepogosto spregledano dejstvo, da temeljna in moralna odgovornost kljub vsej tehnologiji ostaja ista in je potrebno dobro premisliti preden se lotimo organizacije dogodka, namenjenega javnosti. V izogib napakam in težavam, ki nastanejo ob slabi organizaciji je zato smiselno izpostaviti nekaj vidikov, ki jih pri razmišljanju o organizaciji dogodka nikakor ne smemo zaobiti, in to še preden sprejmemo odločitev ter začnemo z ukrepi za izvedbo prireditve. Posebej pomembno pa je poudariti tudi širšo družbeno odgovornost in vlogo organizatorjev, ki je pogosto spregledana.
Če smo vsaj malo družbeno angažirani se pogosto spomnimo kakšne zanimive zamisli, ki se nam jo zdi smiselno uresničiti. Vendar pa se naš razmislek pri tem pogosto ustavi, saj preoblikovanje zamisli v idejo običajno zahteva precej časa in napora. Šele ko izdelamo poslovni načrt dogodka in ta pokaže, da je izvedba realna, lahko začnemo verjeti tudi v njegovo uresničitev. Marsikaj, kar se na prvo žogo zdi lepo in prav namreč naleti na okoljske, prostorske, družbene, uradniške, finančne in druge omejitve, ki jih je potrebno v celoti upoštevati in razrešiti še preden zamisel obelodanimo javnosti.
Številni novinci podcenijo obseg dela in ne upoštevajo vseh vidikov, zaradi česar pogosto zmanjka časa in sredstev za dosledno izvedbo, dogodki pa so zaradi tega slabo obiskani, se jih odpove, ustvarijo izgubo in dolg do okolja, včasih pa so celo nevarni za udeležence. V izogib takšnim okoliščinam je smiselno upoštevati nekaj osnovnih vidikov, ki predstavljajo dobro podlago in s tem temelj za kakovostno pripravo ter izvedbo prireditve.
1. Izdelava koncepta prireditve do potankosti
Za izdelavo ideje je zamisel že na začetku potrebno dodelati do čim večjih potankosti. Kdaj se bo dogodek odvil, kje, koliko ljudi bo potrebnih za izvedbo, kdaj se lotiti priprave, kje vse ga bomo promovirali, koliko udeležencev pričakovati, kakšna bo vstopnina, kdo bo organizator in kdo vodja rediteljev, kaj vse bo potrebno kupiti za izvedbo, koga bomo morali najeti, kakšen bo njegov honorar, ali je takrat na voljo, je na voljo tudi prostor, kjer namenimo izvesti dogodek, kako bo v primeru slabega vremena, kdo bo zagotavljal čiščenje, je potrebno tudi reševalno vozilo? Verjetno se zdijo podrobnosti pretirane, vendar bo vsa ta vprašanja potrebno prej ali slej razrešiti, predvsem pa takšne in drugačne podrobnosti vplivajo na finančni okvir prireditve. Ne bi bilo skrajno nespametno začeti s pripravo preden ste prepričani ali je izvedba v zamišljeni obliki sploh možna in kakšen je njen finančni okvir? Glede idejnih osnutkov se torej rajši pogovarjajte s prijatelji in ne tratite časa uradnikom ter pristojnim službam. Do njih stopite, ko imate idejo izdelano in veste suvereno pojasniti vse podrobnosti, ki jih bodo zanimale.
2. Pridobivanje dovoljenj
Za varno izvedbo prireditve je potrebno izpolniti nekatere osnovne varnostne in druge kriterije, kar se ugotavlja skozi postopek pridobivanja dovoljenj za izvedbo prireditve. Odgovoren organizator se zaveda, da takšen postopek ni zgolj nujno zlo, ampak je tudi v njegovem interesu, saj vzpostavlja jasen okvir odgovornosti. Skozi postopek se obvešča lokalno skupnost, pridobi soglasja, ugotavlja se vpliv prireditve na okolje, varnostni organi pa preverjajo še ukrepe za varno izvedbo. Javno prireditev je zato potrebno najmanj prijaviti policiji, če je narava prireditve zahtevnejša pa sprožiti tudi postopek za pridobitev dovoljenja na Upravni enoti. Ko imate idejo izdelano pojdite do pristojnih, se pozanimajte, povprašajte ali vidijo kakršne koli zadržke in predvsem vprašajte tudi njih za smernice. Zagotovo so prisostvovali na številnih takšnih in podobnih prireditvah in običajno vedo kje prihaja do težav.
3. Ugotavljanje stroškov prireditve
V izogib naknadnim težavam v vsakem primeru namenite zadosti napora pridobivanju ponudb, pokličite za pogoje sodelovanja, pozanimajte se za stroške najema, elektrike in vsega ostalega za kar veste da bo potrebno za izvedbo. Mogoče bo marsikaj od tega tudi brezplačno ali podarjeno v znak podpore prireditvi, vendar se o tem prepričajte in dogovorite. Če vi menite, da bi občina morala dati na razpolago občinsko dvorano ali elektriko zastonj, še ne pomeni, da jo bo. V kolikor vam to zagotovi, pa seveda ustrezno upoštevajte pri pripravi plana stroškov. Ko boste imeli ponudbe, pogoje in vse druge potrebne informacije, ki opredeljujejo stroške organizacije dogodka, obvezno dodajte še kakšnih 10 % nepredvidenih stroškov. Brez skrbi, zagotovo bodo nastali, predvsem pa ne bo nič narobe, če vam sredstva v tej višini ostanejo. Jih boste pa porabili za piknik vseh, ki so vam kakor koli pomagali.
4. Zagotavljanje finančnih sredstev
Hočeš, nočeš, izvedba prireditev stane in to ne malo, kot boste ugotovili že v prejšnjem koraku. Za pokrivanje stroškov je potrebno zagotoviti vire. Tudi če večino dela opravite prostovoljno, bo še vedno potrebno plačati storitve kot so dežurstvo nujne medicinske pomoči, čiščenje, odvoz odpadkov, najem dvorane, ozvočenja, moderatorja ali plačilo potnih stroškov. Običajno so na prihodkovni strani sredstva sponzorjev in/ali vstopnine. Imejte v mislih, da sponzorjev zgolj z izobešenim transparentom niti približno ne boste več prepričali, ampak boste morali biti dosti bolj inovativni, pri prihodkih od prodanih vstopnin ali kotizacij pa je potrebno biti skrajno previden. Kot organizator ste lahko še tako navdušeni nad konceptom, vendar to samo po sebi še ne zagotavlja udeležbe. Mogoče javnost dogodek vidi drugače, lahko da promocija ne bo zalegla v meri, kot si boste predstavljali, ali pa bo slabo vreme, zato bi bilo skrajno neodgovorno finančni plan dogodka na prihodkovni strani v celoti zastaviti na prispevku udeležencev. Papir prenese vse, če pa se že lotite plana na ta način, pa naj je pričakovan plan prihodkov iz vstopnin ali kotizacij skrajno pesimističen.
5. Promocija dogodka
Vaša javna prireditev je smiselna zgolj, če je obiskana. V kolikor boste na dogodku samevali z moderatorjem in poskušali pojesti ves narezek, ki ste ga naročili za udeležence, ter najti nekaj statistov za to, da bi dogodek na fotografijah sponzorjem prikazali kar se da veličasten, je to zelo slaba popotnica za naprej, predvsem pa se vprašajte, čemu sploh to počnete? Ni vsaka ideja dobra, ker pa številne so, ne pogrnite pri tem, da bi pozabili dogodek dobro promovirati v javnosti. Namenite za to tudi sredstva, saj gre za investicijo in ne zgolj strošek. Pri tem je zelo pomembno, da se spomnite zgodbe, izpostavitev bistvo, poudarite letošnjo tematiko in poskusite vsaj na nek način biti posebni in drugačni od ostalih dogodkov, ker bodo udeleženci predvsem to videli kot dodano vrednost vaše prireditve. Najboljše promocijske učinke glede na vložena sredstva ustvarja internet, kljub temu pa so zelo pomembni tudi drugi kanali in oblike promocije, seveda predvsem v smislu ciljne publike, ki jo želite doseči.
6. Družbena odgovornost
Najlažje bi bilo prispevek nasloviti s "Pet nasvetov za pripravo prireditve", vendar želim še posebej izpostaviti pogosto spregledan vidik širše družbene odgovornosti pri pripravi prireditve. Zavedati se je potrebno, da so policija, občina, upravna enota, ponudniki storitev, dobavitelji ter vsi ostali deležniki predvsem naši prijatelji. Če jih bomo obravnavali kot takšne in jim prisluhnili, bo prireditev imela širši družbeni konsenz in bo dobro sprejeta. Kot takšno jo bodo zelo verjetno pospremili tudi novinarji in lokalno prebivalstvo, zaradi česar ima bistveno večje možnosti za uspeh. Predvsem pa je potrebno biti korekten do zainteresirane javnosti. Zavedajte se, da vaše morebitno polovičarstvo povzroča širšo družbeno škodo, zato bodite realni in iskreni v prizadevanjih. Če jim boste obljubljali nebesa, 5000 ljudi, najboljše spremljevalno dogajanje in nepozaben dogodek, potem za tem stojte. Ko bodo prišli, na prizorišču opazili 20 prisotnih, nihče ne bo vedel pojasniti kakšen je program dogodka, moderator pa bo tik pred pričetkom šele postavljal ozvočenje, bodo ugotovili, da ste jim prodali mačka v žaklju.
To ne pomeni zgolj 20 nezadovoljnih udeležencev, ki se bodo, ker so se zaradi vaše zgodbe in vere v doživetje pripeljali iz drugega konca Slovenije, ampak forume polne kritik in zelo slabo publiciteto za celotno okolje. Tudi če bo kdo drugi v prihodnje organiziral podobno prireditev z najboljšimi nameni in profesionalno, ste mu močno priprli vrata. Posebej nezaupljivi bodo tudi sponzorji, še najbolj pa boste škodili sebi, če imate kakršne koli ambicije na tem področju. Zapomnite si, za dobro publiciteto in prepoznavnost potrebujete več let dobre izvedbe, slabo pa vam lahko povzroči že en sam upravičeno nezadovoljen udeleženec.
Bodite torej odgovorni do sebe, udeležencev, okolja ter ostalih deležnikov in osebne eksperimente počnite raje doma, ne pa v obliki javnih prireditev. Seveda naj vas to nikakor ne odvrne od organizacije ali omejuje vašega entuziazma. Zgolj pot naj bo tlakovana s pravimi nameni ter čim več strokovnosti in zagotovo vam bo uspelo.
Zapisal Goran Sambt, ambasador projekta Slovenija v gibanju
